Anda yang bekerja sebagai seorang karyawan di suatu perusahaan wajib dan perlu untuk mengetahui tata cara dan etika yang baik pada saat berkirim pesan dengan rekan kerja di kantor terlebih kepada atasan Anda. Sebab, kita tak boleh sembarangan dan asal-asalan dalam mengirimkan pesan walaupun itu untuk hal yang urgen atau berhubungan dengan kantor.
Etika Mengirimkan Pesan Untuk Karyawan
Kita harus sadar bahwa ada kemungkinan bahwa mereka akan merasa terganggu ketika mendapatkan pesan tersebut. Lalu, bagaimanakah caranya supaya bisa menjunjung tingkat profesionalitas dan tidak terkesan seperti mengganggu kegiatan rekan kerja maupun atasan? Langkah yang bisa Anda lakukan supaya bisa mengatasi masalah semacam itu, berikut ini akan kami ulah serta memberi penjelasan singkat yang bisa membantu Anda.
- Memperhatikan Waktu yang Tepat
Sering sekali terjadi kesalahan yang dilakukan oleh pekerja atau karyawan dalam memilih waktu yang tepat untuk mengirimkan pesan kepada rekan kerjanya ataupun atasannya. Sebenarnya kita memang belum tahu pasti apakah orang bersangkutan yang kita kirimi pesan itu sedang dalam situasi rapat, atau mungkin sedang melakukan aktivitas lainnya yang masuk dalam jam kerja.
Oleh sebab itu, sangatlah penting untuk selalu memperhatikan seperti apa aktivitas orang yang bersangkutan, baru Anda putuskan untuk mengirimkan pesan Anda padanya. Selain itu, cobalah untuk menghindari mengirim pesan pada saat bukan jam kerja. Seperti yang dilansir oleh Harvard Business Review, sangat penting untuk bisa menghormati keseimbangan hidup pribadi dan kerja antar sesama rekan kerja atau berhubungan dengan atasan.
- Berhati-Hatilah dalam Penggunaan Tanda Baca
Walaupun terdengar seperti hal yang sepele, akan tetapi menerapkan etika berikut ini tetap harus diperhatikan secara seksama pada saat saling mengirimkan pesan yang berhubungan dengan dunia kerja. Ini karena menggunakan tanda baca dengan kurang tepat dan tidak hati-hati akan mengakibatkan kesalahan yang berakibat fatal.
Kemungkinan besar akan membuat si penerima jadi salah mengartikan apa yang dimaksud oleh pesan yang Anda kirimkan. Perlu menghindari penggunaan tanda seru yang tidak terlalu penting serta penempatan koma di tempat yang kurang tepat. Penerima pesan akan dapat memahami apa isi pesan dari Anda dengan benar.
- Tetap Fokus pada Topik Pembicaraan
Anda perlu ingat bahwa Anda tidak boleh tergoda untuk mengubah pembicaraan ke topik lain di awal atau kapan pun secara tiba-tiba. Hal semacam ini bisa membuat Anda terkesan mengulur waktu pada saat menyelesaikan sebuah pekerjaan. Anda harus sebisa mungkin dan sesegera mungkin untuk fokus mengirimkan pesan yang sesuai dengan topik pembahasan yang sedang dibicarakan. Ini berlaku pada saat Anda ingin mengirimkan pesan dengan sebuah urgensi sebuah tujuan bisnis yang dituntut cepat proses.
- Menggunakan Aplikasi Kirim Pesan untuk Perusahaan
Cobalah untuk menggunakan sebuah aplikasi messaging yang telah diatur langsung oleh perusahaan. Penggunaan ini bisa memudahkan Anda saat berkomunikasi dengan teman kerja maupun atasan lewat pesan-pesan. Misalnya, saat perusahaan Anda sedang menggunakan suatu aplikasi messaging bernama Slack, maka untuk saling kirim pesan antar rekan kerja dan bos menggunakan aplikasi tersebut. Ini adalah etika baik dan perlu untuk diperhatikan oleh semua pekerja saat berkirim pesan, entah itu terhadap rekan kerja atau atasan.
- Menghindari Menggunakan Singkatan
Sebaiknya Anda tidak menggunakan kata singkatan yang kurang pantas pada saat kirim pesan kepada rekan kerja maupun atasan. Hal tersebut mengurangi etika dari seseorang yang profesional dalam hal berkirim pesan. Sebisa mungkin upayakan untuk menghindari penggunaan singkatan misalnya LOL, ygy, atau model singkatan lain yang tidak sopan dan tidak resmi.
- Menggunakan Pilihan Bahasa yang Baik dan Sopan
Sebuah etika yang tak boleh dilupakan dan paling penting untuk dijadikan perhatian adalah pada saat kirim pesan yang berkaitan dengan dunia kerja yaitu dari segi bahasa yang dipilih. Anda harus memastikan bahwa bahasa yang digunakan terdengar atau terkesan sopan santun agar siapa pun orang yang membaca pesan tersebut juga merasa nyaman.
Mungkin juga Anda bisa memulai dengan ucapan salam, atau selamat pagi, selamat siang maupun malam. Kemudian jangan lupa untuk memperkenalkan diri Anda secara singkat dan jelas, lalu katakanlah apa yang menjadi tujuan Anda. Pada bagian akhir pesan, upayakan untuk selalu mengucapkan rasa terima kasih Anda pada pembaca.
- Menghindari Penggunaan Emoji Berlebihan
Walau terkesan penuh warna, Anda sebaiknya tetap hindari penggunaan emoji yang terlalu banyak. Tujuan Anda kirim pesan adalah kepada rekan kerja maupun bos, bukan pesan untuk teman maupun pasangan. Karena itulah, gunakanlah emoji secukupnya saja.
Itulah beberapa etika yang wajib untuk diperhatikan oleh tiap karyawan pada saat sedang berkirim pesan, baik itu kepada sesama rekan kerja ataupun kepada atasan. Adab adalah nomor satu dan merupakan hal yang jauh lebih penting daripada jabatan pekerjaan Anda. Adab yang baik akan membuat Anda di posisi yang baik juga.
Anda yang bekerja sebagai seorang karyawan di suatu perusahaan wajib dan perlu untuk mengetahui tata cara dan etika yang baik pada saat berkirim pesan dengan rekan kerja di kantor terlebih kepada atasan Anda. Sebab, kita tak boleh sembarangan dan asal-asalan dalam mengirimkan pesan walaupun itu untuk hal yang urgen atau berhubungan dengan kantor.
Etika Mengirimkan Pesan Untuk Karyawan
Kita harus sadar bahwa ada kemungkinan bahwa mereka akan merasa terganggu ketika mendapatkan pesan tersebut. Lalu, bagaimanakah caranya supaya bisa menjunjung tingkat profesionalitas dan tidak terkesan seperti mengganggu kegiatan rekan kerja maupun atasan? Langkah yang bisa Anda lakukan supaya bisa mengatasi masalah semacam itu, berikut ini akan kami ulah serta memberi penjelasan singkat yang bisa membantu Anda.
- Memperhatikan Waktu yang Tepat
Sering sekali terjadi kesalahan yang dilakukan oleh pekerja atau karyawan dalam memilih waktu yang tepat untuk mengirimkan pesan kepada rekan kerjanya ataupun atasannya. Sebenarnya kita memang belum tahu pasti apakah orang bersangkutan yang kita kirimi pesan itu sedang dalam situasi rapat, atau mungkin sedang melakukan aktivitas lainnya yang masuk dalam jam kerja.
Oleh sebab itu, sangatlah penting untuk selalu memperhatikan seperti apa aktivitas orang yang bersangkutan, baru Anda putuskan untuk mengirimkan pesan Anda padanya. Selain itu, cobalah untuk menghindari mengirim pesan pada saat bukan jam kerja. Seperti yang dilansir oleh Harvard Business Review, sangat penting untuk bisa menghormati keseimbangan hidup pribadi dan kerja antar sesama rekan kerja atau berhubungan dengan atasan.
- Berhati-Hatilah dalam Penggunaan Tanda Baca
Walaupun terdengar seperti hal yang sepele, akan tetapi menerapkan etika berikut ini tetap harus diperhatikan secara seksama pada saat saling mengirimkan pesan yang berhubungan dengan dunia kerja. Ini karena menggunakan tanda baca dengan kurang tepat dan tidak hati-hati akan mengakibatkan kesalahan yang berakibat fatal.
Kemungkinan besar akan membuat si penerima jadi salah mengartikan apa yang dimaksud oleh pesan yang Anda kirimkan. Perlu menghindari penggunaan tanda seru yang tidak terlalu penting serta penempatan koma di tempat yang kurang tepat. Penerima pesan akan dapat memahami apa isi pesan dari Anda dengan benar.
- Tetap Fokus pada Topik Pembicaraan
Anda perlu ingat bahwa Anda tidak boleh tergoda untuk mengubah pembicaraan ke topik lain di awal atau kapan pun secara tiba-tiba. Hal semacam ini bisa membuat Anda terkesan mengulur waktu pada saat menyelesaikan sebuah pekerjaan. Anda harus sebisa mungkin dan sesegera mungkin untuk fokus mengirimkan pesan yang sesuai dengan topik pembahasan yang sedang dibicarakan. Ini berlaku pada saat Anda ingin mengirimkan pesan dengan sebuah urgensi sebuah tujuan bisnis yang dituntut cepat proses.
- Menggunakan Aplikasi Kirim Pesan untuk Perusahaan
Cobalah untuk menggunakan sebuah aplikasi messaging yang telah diatur langsung oleh perusahaan. Penggunaan ini bisa memudahkan Anda saat berkomunikasi dengan teman kerja maupun atasan lewat pesan-pesan. Misalnya, saat perusahaan Anda sedang menggunakan suatu aplikasi messaging bernama Slack, maka untuk saling kirim pesan antar rekan kerja dan bos menggunakan aplikasi tersebut. Ini adalah etika baik dan perlu untuk diperhatikan oleh semua pekerja saat berkirim pesan, entah itu terhadap rekan kerja atau atasan.
- Menghindari Menggunakan Singkatan
Sebaiknya Anda tidak menggunakan kata singkatan yang kurang pantas pada saat kirim pesan kepada rekan kerja maupun atasan. Hal tersebut mengurangi etika dari seseorang yang profesional dalam hal berkirim pesan. Sebisa mungkin upayakan untuk menghindari penggunaan singkatan misalnya LOL, ygy, atau model singkatan lain yang tidak sopan dan tidak resmi.
- Menggunakan Pilihan Bahasa yang Baik dan Sopan
Sebuah etika yang tak boleh dilupakan dan paling penting untuk dijadikan perhatian adalah pada saat kirim pesan yang berkaitan dengan dunia kerja yaitu dari segi bahasa yang dipilih. Anda harus memastikan bahwa bahasa yang digunakan terdengar atau terkesan sopan santun agar siapa pun orang yang membaca pesan tersebut juga merasa nyaman.
Mungkin juga Anda bisa memulai dengan ucapan salam, atau selamat pagi, selamat siang maupun malam. Kemudian jangan lupa untuk memperkenalkan diri Anda secara singkat dan jelas, lalu katakanlah apa yang menjadi tujuan Anda. Pada bagian akhir pesan, upayakan untuk selalu mengucapkan rasa terima kasih Anda pada pembaca.
- Menghindari Penggunaan Emoji Berlebihan
Walau terkesan penuh warna, Anda sebaiknya tetap hindari penggunaan emoji yang terlalu banyak. Tujuan Anda kirim pesan adalah kepada rekan kerja maupun bos, bukan pesan untuk teman maupun pasangan. Karena itulah, gunakanlah emoji secukupnya saja.
Itulah beberapa etika yang wajib untuk diperhatikan oleh tiap karyawan pada saat sedang berkirim pesan, baik itu kepada sesama rekan kerja ataupun kepada atasan. Adab adalah nomor satu dan merupakan hal yang jauh lebih penting daripada jabatan pekerjaan Anda. Adab yang baik akan membuat Anda di posisi yang baik juga.
